Leistung / KI-Automatisierung
Prozesse automatisieren mit KI.
E-Mails sortieren, Daten übertragen, Dokumente ablegen: wiederkehrende Aufgaben, die jeden Tag Zeit kosten. TECHEK verbindet Ihre bestehenden Systeme mit KI, Workflows und Microsoft Power Automate, damit diese Arbeit automatisch erledigt wird.
01 / Einsatzbereiche
Was sich automatisieren lässt.
Überall dort, wo Informationen von Hand von einem Ort an den nächsten getragen werden.
E-Mail-Eingang auswerten
Anfragen, Aufträge und Dokumente im Postfach erkennen, mit KI zusammenfassen und an die richtige Stelle weitergeben.
Daten zwischen Systemen übertragen
ERP, CRM, Buchhaltung, Excel oder SharePoint: Daten werden automatisch übernommen, statt abgetippt zu werden.
Dokumente zuordnen und ablegen
Eingehende Dokumente der zuständigen Abteilung zuweisen, Folgeaufgaben anlegen und die Datei automatisch im richtigen Ordner speichern.
Kunden automatisch informieren
Bestätigungen und Statusmeldungen werden verschickt, sobald ein Schritt im Ablauf erledigt ist.
KI-Assistenten mit eigenen Daten
ChatGPT und Microsoft 365 Copilot an die Daten und Systeme Ihres Unternehmens anbinden.
Freigaben dort, wo sie nötig sind
Wo eine Entscheidung Folgen hat, prüft ein Mensch, bevor der Ablauf weiterläuft.
02 / Aus der Praxis
Abläufe, die wir automatisieren.
Vom Posteingang über das Personalwesen bis zum Angebot: So sieht Automatisierung im Unternehmensalltag konkret aus.
KI · E-Mail · ERP
Auftragseingang per E-Mail bis ins ERP
Aus einem aktuellen Projekt: Bestellungen, die per E-Mail eingehen, laufen ohne Abtippen bis in die Warenwirtschaft.
- Der Auftrag kommt per E-Mail an und wird automatisch erkannt.
- KI fasst den Inhalt zusammen und liest die bestellten Positionen aus.
- Der Lagerbestand wird im ERP geprüft, einschließlich einer Bestandsprognose.
- Der Kunde erhält automatisch eine Benachrichtigung.
- Die Ware wird im ERP als reserviert markiert und die Bestellung angelegt.
Microsoft Power Automate · Microsoft 365
Dokumenteneingang mit Microsoft 365
Mit Cloud-Flows in Microsoft Power Automate: Dokumente von Kunden, zum Beispiel ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), werden ohne Handarbeit verteilt und abgelegt.
- Das Dokument geht ein und wird der richtigen Abteilung zugeordnet.
- Die zuständigen Personen werden informiert, Folgeaufgaben werden angelegt.
- Die Datei wird automatisch im Bereich des jeweiligen Kunden abgelegt.
HR-System · Microsoft Entra ID
On- und Offboarding von Mitarbeitern
Ein neuer Mitarbeiter wird einmal im HR-System erfasst. Alles Weitere läuft automatisch, beim Austritt genauso in umgekehrter Richtung.
- Das Benutzerkonto wird aus dem HR-System in Microsoft Entra ID angelegt, mit Name und Kostenstelle.
- Die Geräte für den neuen Mitarbeiter werden bestellt, zur Miete oder zum Kauf.
- Die beteiligten Abteilungen erhalten automatisch eine Nachricht, um die Einarbeitung einzuplanen.
- Beim Offboarding werden die Schritte rückwärts angestoßen, bis hin zur Kündigung des Rufnummernvertrags.
KI · Spracheingabe · Schnittstellen
Angebote per Sprache erstellen
Direkt nach dem Kundentermin einsprechen, was besichtigt und besprochen wurde. Daraus entsteht das fertige Angebot.
- Die Sprachnachricht wird mit KI ausgewertet und in einzelne Positionen zerlegt.
- Jede Position erhält den passenden Preis.
- Angebot und Rechnung werden über Schnittstellen in der eigenen Anwendung erstellt.
- Der Versand an den Kunden erfolgt automatisch per E-Mail oder über eine Schnittstelle per Post.
Verarbeitete API-Anfragen pro Monat in den Systemen, die TECHEK betreibt.
03 / Werkzeuge
Womit wir arbeiten.
Das Werkzeug richtet sich nach Ihrer Umgebung, nicht umgekehrt.
01
KI
Verstehen, zusammenfassen, einordnen.
- OpenAI API und ChatGPT Inhalte aus E-Mails, Dokumenten und Sprachnachrichten auslesen, zusammenfassen und einordnen.
- Microsoft 365 Copilot Eigene Datenquellen über Copilot Connectors für Copilot nutzbar machen.
02
Automatisierung
Abläufe zuverlässig ausführen.
- Workflow-Automatisierung Abläufe über viele Systeme hinweg verbinden, auf Wunsch auf eigenen Servern betrieben.
- Microsoft Power Automate Cloud-Flows für Unternehmen, die mit Microsoft 365 arbeiten.
03
Anbindung
Ihre Systeme miteinander verbinden.
- Eigene Schnittstellen Wo es keine fertige Anbindung gibt, entsteht eine eigene, zum Beispiel an ein ERP-System.
- Microsoft Entra ID Benutzerkonten und Zugänge automatisch anlegen, anpassen und wieder entziehen.
04 / Ablauf
Vom Ablauf zum Workflow.
Ein fester Ansprechpartner von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
01
Ablauf aufnehmen
Im kostenfreien Erstgespräch schauen wir uns an, welcher Ablauf Zeit kostet, wie oft er vorkommt und welche Systeme beteiligt sind.
02
Konzept
Wir legen Datenquellen, Zugriffsrechte und Fehlerfälle fest und klären, an welchen Stellen eine menschliche Freigabe erforderlich bleibt.
03
Umsetzung und Test
Der Workflow wird gebaut und mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag geprüft. Zwischenstände sehen Sie früh und können Rückmeldung geben.
04
Livegang und Betreuung
Nach dem Livegang bleiben wir erreichbar, passen den Ablauf an, wenn sich etwas ändert, und binden bei Bedarf weitere Systeme an.
05 / Fragen
Häufige Fragen.
Geeignet sind klar wiederkehrende Abläufe, zum Beispiel das Übertragen und Aufbereiten von Informationen, das Einordnen von Anfragen oder das Verbinden bestehender Systeme. Je häufiger ein Ablauf vorkommt und je gleichförmiger er ist, desto eher lohnt sich die Automatisierung.
In der Regel nicht. Meist werden die vorhandenen Systeme miteinander verbunden. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder ein anderer technischer Zugriffsweg. Ob es den gibt, klären wir im Erstgespräch.
Das hängt von Ihrer Umgebung ab. Arbeitet Ihr Unternehmen bereits mit Microsoft 365, liegt Power Automate nahe. Sollen viele unterschiedliche Systeme verbunden werden oder ist der Betrieb auf eigenen Servern gewünscht, kommt eine selbst betriebene Workflow-Plattform zum Einsatz.
Vor der Umsetzung wird festgelegt, welche Daten verarbeitet werden, welche Dienste beteiligt sind und wer Zugriff hat. Welcher KI-Anbieter und welches Modell eingesetzt werden, entscheiden wir gemeinsam.
Das hängt vom Umfang des Ablaufs und der Zahl der beteiligten Systeme ab. Im kostenfreien Erstgespräch klären wir den Bedarf. Ein konkretes Angebot erhalten Sie, sobald Umfang und Anforderungen ausreichend geklärt sind.
Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?
Beschreiben Sie ihn im Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob und wie er sich automatisieren lässt.